Od wielu miesięcy trwały przygotowania dotyczące unormowania pracy zdalnej w polskim porządku prawnym. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza definicję pracy zdalnej oraz przepisy regulujące zasady jej wykonywania.
Potrzeba regulacji pracy zdalnej w Kodeksie pracy pojawiła się w głównej mierze wskutek nowych doświadczeń związanych z pojawieniem się niespodziewanej sytuacji wywołanej stanem zagrożenia epidemicznego. Do tej pory regulacja pracy zdalnej została zaimplementowana w ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Jednakże wcześniej wspomniane unormowanie pracy zdalnej odnosi się do sytuacji wyjątkowych, związanych z zagrożeniem epidemicznym albo stanem epidemii, i w dodatku ma charakter przejściowy. Okres epidemii pozwolił zweryfikować niezbędność kodyfikacji i ujednolicenia pracy zdalnej. Taka forma pracy spotkała się z pozytywnym odbiorem wśród pracowników. Posiadanie możliwości wyboru wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, czy też hybrydowej, jawi się pracownikom jako pewnego rodzaju modernizacja podejścia i sposobu wykonywania pracy przy użyciu nowoczesnych środków technicznych, które oferuje nam współczesny świat. Niedawne realia pokazały, że ustabilizowanie pracy zdalnej w polskim systemie prawnym wpłynie na jednoznaczne i skuteczne korzystanie z tego rozwiązania, tym bardziej w kryzysowych okolicznościach.
W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że ustawodawca zdecydował się na równoczesne usunięcie z Kodeksu pracy regulacji dotyczącej telepracy. Nowe zmiany mają za zadanie wprowadzić harmonizację przepisów dotyczących świadczenia pracy, która nie będzie wykonywana w siedzibie zakładu pracy.
Praca zdalna
Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, praca zdalna będzie wykonywana w sposób całkowity lub częściowy (hybrydowy) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej będzie uzgadniane przez pracownika i pracodawcę. Zatem w sytuacji wyznaczenia miejsca pracy przez samego pracodawcę, nie można jej interpretować jako pracy zdalnej.
Uzgodnienia między pracownikiem i pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, mogą nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik rozpoczął pracę zdalną w trakcie trwania zatrudnienia.
Praca zdalna wymaga od stron stosunku pracy uzgodnienia w zakresie samego faktu wykonywania pracy zdalnej; ustalenia wymiaru pracy zdalnej (całkowita, czy częściowa); miejsca wykonywania pracy zdalnej; innych istotnych postanowień zgodnych obowiązującymi przepisami.
Poza tym, praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy w sytuacjach przewidzianych przez ustawodawcę, m. in. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.
Praca zdalna okazjonalna
Zgodnie z art. 6733 Kodeksu pracy pracownik może skorzystać z możliwości wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, na swój wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni kalendarzowych. Wykonywanie pracy zdalnej w tym trybie nie będzie podlegać wymogom formalnym przewidzianym dla standardowej pracy zdalnej.
Kontrola wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywać się będzie na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej
Ustawodawca przewidział okoliczności, które nakładają na pracodawcę obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, w przypadku pracowników:
Pracodawca ma możliwość odmówienia uwzględnienia takiego wniosku jedynie gdy, taki rodzaj pracy nie może zostać zrealizowany z przyczyny organizacyjnej lub rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek podania przyczyny odmowy w terminie 7 dni roboczych od chwili złożenia wniosku przez pracownika.
Obowiązki pracodawcy w ramach organizacji pracy zdalnej
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, w związku z uregulowaniem pracy zdalnej, na pracodawcy będą spoczywać następujące obowiązki:
Ponadto, pracodawca i pracownik będą mogli ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniające odpowiednie wymagania. W związku z tym, pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości, która zostanie ustalona z pracodawcą.
Kontrola wykonywania przez pracownika pracy zdalnej
Pracodawca upoważniony został do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Zakresem kontroli wykonywania pracy zdalnej została objęta:
Zasady precyzujące przeprowadzenie kontroli będą uzgodnione przez strony stosunku pracy w regulaminie, poleceniu bądź w porozumieniu zawartym przez pracodawcę z pracownikiem. Co więcej, do kontroli będzie mogło dojść po wcześniejszym uzgodnieniu tego z pracownikiem, w godzinach jego pracy, w sposób niezakłócający prywatności pracownika oraz jego domowników.
Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej
Inicjatywa w zakresie zaprzestania wykonywania pracy zdalnej leży po stronie zarówno pracownika, jak również pracodawcy. Strony wspólnie ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia stron stosunku pracy, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków pracy wobec pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek, który był wiążący dla pracodawcy, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Koszty pracy zdalnej nie będą wliczać się do przychodu
Ważnym aspektem dotyczącym pracy zdalnej odnoszącym się do sfery finansowej, o którym należy wspomnieć, jest fakt, że pokrywanie kosztów, które wynikają z wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie mieścić się w pojęciu przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Poprawki Senatu dotyczące pracy zdalnej
Podsumowanie
Wprowadzenie do Kodeksu pracy regulacji w zakresie pracy zdalnej jest przełomowym postępem, ze względu na diametralną zmianę specyfiki pracy i jej postrzegania przez pryzmat społeczny. Nie da się ukryć, że praca stanowi ważny aspekt w życiu każdego człowieka, pozwala na zaspokojenie podstawowych potrzeb egzystencjonalnych, wpływa na funkcjonowanie państwa. Z tych powodów niezaprzeczalnie wywrze duży wpływ na obecny rynek pracy.
Zmiany wprowadzone do Kodeksu pracy dają nowe możliwości i obowiązki zarówno dla pracownika, jak również dla pracodawcy. Nie ulega wątpliwości, że warto mieć je na uwadze i rozważyć ich odziaływanie na własne warunki pracy.
Sejm Rzeczpospolitej Polskiej w dniu 13 stycznia 2023 roku odrzucił poprawki zgłoszone przez Senat Rzeczpospolitej Polskiej. W dniu 6 lutego 2023 roku Prezydent Rzeczpospolitej Polskiej podpisał ustawę w zakresie nowelizacji Kodeksu pracy, co skutkowało jej opublikowaniem w Dzienniku Ustaw. Vacatio legis, czyli termin wejścia w życie ustawy od jej publikacji, wynosi 2 miesiące, zatem przepisy o pracy zdalnej będą obowiązywać od dnia 7 kwietnia 2023 roku.
Przemysław Łęgowski
Radca prawny
